Mediacja jest sposobem na skrócenie czas odzyskania środków przy jednoczesnym ograniczeniu koszty prowadzenia, często, wieloletniego sporu. Przede wszystkim jednak pozwala ona na utrzymanie relacji biznesowych pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem pozostawiając otwartą drogę do dalszej współpracy. To uporządkowany proces, w którym bezstronna osoba czuwa nad przebiegiem postępowania. Co istotne, cechą mediacji jest jej niejawność, dzięki czemu strony mogą prowadzić swobodną, merytoryczną dyskusję na temat zakończenia sporu, bez ryzyka ujawnienia stanowisk w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Kluczowe jest aby strony świadomie i odpowiedzialnie podeszły do negocjacji przygotowując realne propozycję zakończenia sprawy, nie kierując się emocjami wobec drugiej strony.
Mediacja a zarządzanie wierzytelnościami
Mediacja występuje na etapie sądowym. Do mediacji można skierować sprawę także przed złożeniem pozwu w sprawie, a więc jeszcze na etapie polubownym. Daje to przestrzeń do rozpoznania, czy konflikt interesów wynika z błędów rozliczeń, sporu jakościowego, sezonowości sprzedaży, czy innego problemu. Dzięki poufności obie strony mogą swobodnie wskazwać na uchybienia oraz swoje stanowiska bez ryzyka ujawnienia ich w ewentualnym sporze sądowym. Z perspektywy wierzyciela istotnym jest, że ugoda zawarta przed mediatorem po jej zatwierdzeniu przez Sąd może uzyskać wykonalność, co stanowi silne zabezpieczenie na wypadek niedotrzymania ustaleń. Wierzyciel w przypadku niedotrzymania warunków ugody, m.in. terminowej zapłaty może bowiem skierować sprawę bezpośrednio do egzekucji bez konieczności składania pozwu w sprawie.
Istotna elementem mediacji jest rola Mediatora, który czuwa nad prawidłowym przebiegiem postępowania. W szczególności Mediator aktywnie słucha strony sporu analizuje ich wypowiedzi i podsumowuje stan sprawy, tak aby wypracować, wraz ze stronami, zadowalający konsensus. Po wysłuchaniu stron i doprowadzeniu do wzajemnych ustępstw sporządzona jest Ugoda, która w sposób precyzyjny określa obowiązki stron oraz konsekwencje ich naruszenia.
Kiedy wybrać mediację zamiast sporu sądowego?
Sięgnij po mediację, jeśli chcesz szybciej dojść do wypłacenia należności i nie palić przy tym mostów z kontrahentem. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy spór dotyczy kwot, terminów albo jakości dostawy, a nie skomplikowanej interpretacji umowy. Mediacja jest dobrowolna, a więc kluczowe jest nastawienie drugiej strony: jeśli chce rozmawiać i pokazać liczby, mediacja ma sens.
Wybierz mediację, gdy:
- liczy się czas i akceptujesz częściową kwotę teraz zamiast pełnej po długim czasie;
- druga strona odpowiada szybko, podaje konkrety i proponuje plan spłat;
- chcesz zachować relację handlową lub łańcuch dostaw;
- możecie powiązać raty z przepływami dłużnika i ustalić jasne zasady na wypadek opóźnienia;
- jesteś skłonny zrezygnować zrezygnować z czegoś celem szybszego zaspokojenia roszczenia;
- możliwe są zabezpieczenia (np. poręczenie, weksel, oświadczenie o poddaniu się egzekucji).
Rozważ drogę sądową, gdy:
- druga strona unika kontaktu;
- nie ma zgody na żadną wpłatę startową ani na podstawowe zabezpieczenia;
- spór dotyczy kwestii prawnych, które wymagają rozstrzygnięcia w wyroku;
- opóźnienia trwają długo i brakuje wiarygodnych danych o przepływach;
- każdy dzień zwłoki grozi dalszymi stratami.
Jeśli większość punktów z pierwszej listy „się zgadza”, wybierz mediację i buduj ugodę z harmonogramem oraz zabezpieczeniami. Jeśli przeważają punkty z drugiej listy, wybierz drogę sądową. Właściwe zarządzanie wierzytelnościami zaczyna się od wyboru narzędzia adekwatnego do sygnałów.
Przygotowanie do mediacji po stronie wierzyciela
Przed mediacją przygotuj wszelkie materiały potwierdzające istnienie roszczenie i jego wysokość — umowę z aneksami, faktury i odbiorowe, korespondencję oraz inne zestawienie salda z odsetkami i historią wezwań. Warto również zweryfikować jakie byłyby koszty ewentualnej drogi sądowej. Informacja ta może być argumentem dla dłużnika za porozumieniem się w mediacji i zawarciem ugody
Co istotne przygotuj kilka propozycji zakończenia sporu. Warto jest przy tym ustalić harmonogram spłat lub ewentualne ustępstwa.
Ustal granice i priorytety: minimalną kwotę, maksymalny czas spłaty i preferencje co do porozumienia (większa wpłata na start albo krótszy okres, ewentualna redukcja odsetek w zamian za wcześniejszą spłatę). Zdecyduj, które elementy możesz wymieniać między sobą – odsetki, zabezpieczenia i liczbę rat – tak, aby zachować balans. Miej w zanadrzu kilka gotowych wariantów spłat.
Techniki rozmowy, które zwiększają szansę na ugodę
Używaj pytań otwartych, ukierunkowanych na liczby: „Jakie są prognozowane wpływy w tygodniu X i ile z nich możemy przeznaczyć na ratę?”. Parafrazuj i domykaj ustalenia: „Rozumiem, że 40 tys. zł do 15 dnia miesiąca jest osiągalne, jeśli odpuścimy odsetki naliczone po 1 września – zgadza się?”. Formułuj propozycje w układzie „jeśli-wtedy”: „Jeśli pierwsza rata 60 tys. zł wpłynie do 12 marca, wtedy umarzamy 30% naliczonych odsetek”. Podsumowania po każdym spotkaniu sprawiają, że uzgodnienia się nie rozmyją.
Gdy pojawia się impas, połącz kilka propozycji. Przykład: „łączymy poręczenie członka zarządu z obniżką odsetek o 2 p.p. i skróceniem harmonogramu o dwa miesiące”. Pomaga także „pilotaż” na 30 dni: dwie mniejsze raty i automatyczne przejście do pełnego planu po ich terminowej realizacji. W razie napięcia poproś o krótką przerwę na przeliczenia lub rozmowę na osobności, aby zastanowić się „na chłodno”, bez presji.
Przede wszystkim unikaj emocji. Kluczem do porozumienia są odpowiedzialne negocjacje, w trakcie których obie strony będą rozmawiać merytorycznie – o swoich oczekiwaniach i punktach granicznych, bez zbędnych emocji.
Narzędzia porozumienia i zabezpieczenia spłaty
Podstawa ugody to harmonogram płatności, reguły odsetkowe i mechanizmy motywujące. Możesz stosować zapisy typu: „Umorzone zostaje 25% odsetek naliczonych do dnia X, pod warunkiem terminowej realizacji wszystkich rat”. Skuteczna jest też „klauzula przyspieszająca”, np. „Opóźnienie powyżej 7 dni powoduje wymagalność całego pozostałego salda oraz przywraca pełne odsetki”. Dobrze sprawdzają się „kamienie milowe” powiązane z raportowaniem (np. miesięczne zestawienie planowanych wpływów i wydatków do 3. dnia miesiąca).
Aby lepiej zabezpieczyć ugodę, połącz kilka prostych sposobów ochrony: poręczenie osoby trzeciej, weksel z deklaracją, przeniesienie na wierzyciela własności rzeczy, którą można łatwo sprzedać, czy pisemne oświadczenie dłużnika, że w razie zwłoki wierzyciel może od razu wszcząć egzekucję do ustalonej kwoty. Zadbaj o kolejność działań i działania na wypadek naruszeń, np. „brak raportu przez 10 dni = wezwanie; brak reakcji przez kolejne 5 dni = uruchomienie zabezpieczenia”. Dobieraj zabezpieczenia do sytuacji dłużnika: im gorsza jego kondycja, tym większa ochrona – ale zrób to tak, by wciąż mógł zrealizować plan spłat.
Zarządzanie wierzytelnościami — od liczb do działania
Mediacja pozwala zamienić spór na spokojną rozmowę o liczbach i terminach. Gdy deklaracje stają się ustaleniami, droga do porozumienia jest w zasięgu ręki. Reszta to dyscyplina: dobre przygotowanie, klarowna komunikacja i trzymanie się ustaleń. Dzięki temu zyskasz nie tylko ugodę, ale również zacieśnioną relację z kontrahentem.
Największą korzyścią jest jednak możliwość uniknięcia wieloletniego i kosztownego sporu sądowego.
